Rayonnage des archives de Nouvelles Zélande

L’EAD en Archives et Bibliothèques

Dans le cadre du Master Métiers des archives et bibliothèques, humanités numériques, le cours de M. Jean Mambré, archiviste nous a fait découvrir les enjeux du format EAD dans les services d’archives et des bibliothèques.

La communication des fonds est l’une des missions principales des centres d’archives et des bibliothèques. Toutefois, pour que l’information soit accessible, elle doit être structurée et facilement trouvable. Le format EAD, Encoded Archival Description – Description Archivistique Encodée- y participe1. Un des éléments essentiels de ce format est de retranscrire précisément l’organisation interne d’un fonds en respectant la hiérarchie des niveaux de descriptions. Comme les services d’archives se basent sur ISAD(G) pour structurer leurs données, nous constatons que ces dernières sont uniformisées, puisque tous les services utilisent la même norme de description . Dans le domaine des bibliothèques, l’EAD est principalement utilisé pour la gestion des fonds patrimoniaux qui se rapproche fortement des archives. Pour structurer ces données, l’EAD se base sur le langage XML(Extensible Markup Langage ou en français langage de balisage extensible). Ce langage utilise des balises pour encoder les informations. En se basant sur l’XML, l’EAD permet de décrire les documents, le traitement qu’ils ont subis, l’ensemble dont ils font parties, leur environnement et éventuellement de permettre un accès aux documents numériques lorsque ces derniers existent. Lorsqu’un archiviste ou un bibliothécaire souhaite rentrer des données sur le fonds qu’il gère, il saisie des informations encadrées par des balises qui, définies en amont, font apparaitre les niveaux hiérarchiques du fonds.

Arborescence XML détaillant la description d'un fonds sonore
Arborescence XML du fonds FLH conservé à la phonothèque de la MMSH

L’EAD en bibliothèque

Pour les bibliothèques, l’EAD s’est manifesté lors de l’informatisation du Catalogue Général des Manuscrits des Bibliothèques Publiques Françaises (CGMBPF), qui recense 116 volumes de manuscrits présents dans 450 institutions dont des bibliothèques municipales ou universitaires.

Entre 2006 et 2008 la Bibliothèque nationale de France (BnF) et l’Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur (ABES) ont choisi de décrire ces volumes sous le format EAD2. A cette occasion, le CGMBPF a été scindé en trois parties qui constituent aujourd’hui trois grands catalogues français.

Le catalogue BnF archives et manuscrits recense plusieurs collections de la BnF. Pour utiliser l’EAD, la BnF s’appuie sur un outil de catalogage qu’est le piXML. Ce dernier permet d’aider les départements à établir des fichiers EAD pour leurs collections.

Calames, le Catalogue accessible en ligne des archives et des manuscrits de l’enseignement supérieur, développé par l’ABES permet aux bibliothèques universitaires et aux grands établissements nationaux – dont le secteur archives de la Médiathèque de la MMSH – de présenter leurs inventaires de manuscrits et d’archives. Calames a créé son propre outil de catalogage qui porte le même nom.

Un rapprochement entre bibliothèques et archives

Le développement des usages de l’EAD en bibliothèque montre combien les métiers de l’information convergent aujourd’hui. La structuration de l’EAD impose aux bibliothécaires un cadre de pensée issu du monde archivistique puisqu’il se base sur la norme ISAD(G). Il offre ainsi aux bibliothécaires l’opportunité d’une analyse fine des contenus dans les instruments de recherche. L’objectif des différents catalogues est de communiquer au grand public l’ensemble des fonds patrimoniaux conservés au sein de bibliothèques ou de centres d’archives. La mise en place de méthodes communes facilitent leurs développement.

Néanmoins, malgré ces similitudes, nous pouvons observer quelques différences quand aux normes de descriptions utilisées. En effet, les archives se fondent essentiellement sur la norme ISAD(G) contrairement aux bibliothèques qui ont adapté cette dernière à travers la création de la norme DeMarch3. Les normes de descriptions diffèrent quelques peu entre ces services, peut-être aussi parce que les bibliothécaires peuvent prendre plus de temps pour décrire les fonds patrimoniaux car ces derniers sont moins nombreux quantitativement.

Et pour finir…

Les bibliothécaires et les archivistes se sont emparé.e.s de l’EAD pour décrire leurs fonds car le format offre une finesse de description et une qualité de catalogage considérable. Il faut désormais que chacun et chacune, dans ces métiers, garde une vigilance sur la façon d’interpréter ce format, pour qu’il réponde aux exigences propres à chacun sans divergence des normes.

Image à la une :”Archives New Zealand Lower Level Three Stacks” Archives de la Nouvelle Zélande , 06/01 /2023, CC BY

Pour citer ce billet : Peset Elisa et Dupuis Lucas, “L’EAD en Archives et Bibliothèques”, Carnets du master Métiers des archives et des bibliothèques : médiation de l’histoire et humanités numériques, 10 janvier 2023. URL : https://masterabd.hypotheses.org/9952



Citer ce billet
promotion20222023 (2023, 9 janvier). L’EAD en Archives et Bibliothèques. Métiers des archives et des bibliothèques : médiation de l'histoire et humanités numériques. Consulté le 21 juin 2024, à l’adresse https://doi.org/10.58079/r9hy

  1. Le format EAD a été créé dans la deuxième partie de la décennie 1990 par l’Université de Californie associée à la Société des archivistes américains. Ce format fut adopté à l’international en 1999. Aujourd’hui, en France, c’est la version de 2002 qui a été majoritairement déployée. En 2015 une nouvelle version fut créée et est à l’essai. []
  2. Ce projet a été fait dans le cadre d’un projet interministériel entre le ministère de la Culture et le ministère de l’Enseignement supérieur de la recherche et de l’innovation. []
  3. DeMarch a été créée par l’AFNOR afin de décrire les fonds patrimoniaux. Elle s’inspire de la DACS une norme fondée sur l’ISAD(G) ainsi que d’autres normes existantes servant à décrire des documents précis []

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